Řešení pro správu dokumentů nad platformou Microsoft
Spolupráce členů týmů je dnes základním kamenem úspěchu každé organizace. S využitím moderních nástrojů pro správu dat a podpoře týmové spolupráce mohou organizace zvyšovat produktivitu, dosahovat svých cílů a ve výsledku být úspěšné. Nedílnou částí spolupráce je přitom sdílení různých typů dokumentů a záznamů.
Řešení Document Management System (DMS) přináší organizacím procesy a nástroje pro správu nestrukturovaných informací, dat a záznamů.
Scénáře ukládání dokumentů na sdílených síťových discích již patří minulosti. Tento způsob práce se v dnešní době ukazuje být stále více nedostatečným. Vlivem „Syndromu sdíleného disku“, dochází k neefektivní spolupráci a plýtvání času.
Typické příznaky tohoto syndromu jsou:
- Nesystémové ukládání dat
- Nemožnost jednoduše nalézt správný dokument či záznam
- Vytváření duplicitního obsahu
- Absence kontroly obsahu a standardů
- Absence správy popisných centralizovaných metadat
- Nemožnost propojení obsahu dokumentů s externími datovými zdroji
Microsoft SharePoint
Je integrovaná sada serverových funkcí, pomocí kterých lze zlepšit efektivitu organizace díky komplexní správě obsahu a vyhledávání v elektronickém obsahu, optimalizaci obchodních procesů a usnadnění sdílení informací přes hranice sítí s cílem získat lepší přehled o podniku. Mezi jednu z klíčových oblastí platformy Microsoft SharePoint patří Document Management System, který plně nahrazuje scénáře využití souborového systému na sdíleném disku.
Díky SharePoint DMS budete mít možnost:
- Ukládat dokumenty do centralizovaných a zabezpečených online dokumentových center
- Zadávat metadata k dokumentům (popisné informace)
- Umožnit více uživatelům souběžnou práci s jedním dokumentem, a to i přímo v prostředí webového prohlížeče
- Fultextově vyhledávat dokumenty, včetně jejich obsahu a metadat
- Automaticky ukládat dokumenty ve verzích, sledovat historii jejich úprav a řídit životní cyklus dokumentů
- Řídit tvorbu dokumentů a schvalování jejich obsahu pomocí předem připravených dynamických workflow
- Spravovat oprávnění přístupu
- Využít nativních výhod pokročilé integrace s aplikacemi Microsoft Office
Proces přechodu ze sdíleného disku na SharePoint
Proces přechodu na online DMS portál je koncepčně velmi jednoduchý a obsahuje následující kroky:
- Po zmapování Vaší infrastruktury bude zvolen vhodný postup implementace. Součástí je harmonogram a definice součinnosti mezi implementátorem a klientem.
- Následuje implementace platformy Microsoft SharePoint v prostředí Windows Server, pro jejíž základní verzi není zapotřebí instalace dalších služeb.
- S ohledem na požadovanou strukturu portálu a adresářové struktury pro Vás připravíme metodu přesunu souborů, tak, aby výsledek maximálně vyhovoval Vaší společnosti (typicky rozdělení portálu podle jednotlivých oddělení).
- Pomocí unikátního nástroje WBI Smart Transporter provedeme přesun dokumentů z původního souborového systému do cílových knihoven dokumentů na SharePoint portálu, nastavíme oprávnění přístupu k jednotlivým dokumentovým centrům, pravidla verzování a centrálně spravovaných metadat.
- Hodnotu celého procesu podpoříme školením klíčových uživatelů, které je nedílnou součástí přechodu na novou úroveň práce s dokumenty. Lze konstatovat, že bez alespoň základní evangelizace možností využití nových nástrojů a postupů se velmi snižuje přidaná hodnota řešení SharePoint, neboť jej uživatelé nebudou umět od prvního momentu aktivně využít.