5 antistresových noviniek v Office 365

 v Blog, Slovenčina

Nič nie je dokonalé a to platí aj o softvéroch a aplikáciách. Samozrejme, keby pre nás neboli prínosom, tak by sme ich nepoužívali, ale aj tak nám občas dokážu poriadne zdvihnúť krvný tlak. Možno to tak nevyzerá, ale tento článok nebude nenávistne nadávať, naopak, chceme v ňom poukázať na pár praktických noviniek, ktoré nám dokážu vďaka cloudu šetriť nervy aj čas.

Neuložil sa mi dokument

Len máločo nahnevá tak, ako keď prídeme o dvojhodinovú prácu, pretože v jej zápale sme ani náhodou nepomysleli na to, že naše zmeny treba priebežne ukladať. Microsoft to v online Worde, Exceli a PowerPointe vyriešil automatickým ukladaním, ktoré prebieha počas toho ako pracujete a automaticky synchronizuje dáta s cloudom. Funkcia automatického ukladania býva štandardne nastavená ako zapnutá.

excel autosave

Uložil sa mi dokument

Možno to znie paradoxne, ale aj to, že sa dokument uloží, keď nemá, nás dokáže pekne rozčúliť. Napríklad, ak si otvoríme vzor nejakého dokumentu a vinou automatického ukladania sa nám všetky naše úpravy uložia priamo doň. Takáto chybička vie znepríjemniť život nie len nám, ale aj našim kolegom, ktorí si namiesto prázdnej vzorového dokumentu nájdu „počmáraný“ súbor.

Preto je veľmi dobré, že automatické ukladanie možno vypnúť. Ak však takú užitočnú funkciu nechceme deaktivovať, ideálne je nastaviť dokumentu príznak „iba na čítanie“. Zmeny tak možno uložiť len do kópie dokumentu, nie však do pôvodnej šablóny.

Neviem, ktorá verzia je aktuálna

Ak potrebujeme doplniť do dokumentu informácie od viacerých ľudí, často spustíme kolotoč e-mailových príloh, ktoré každý individuálne podopĺňa, poupravuje a preposiela ďalej, „ideálne“ s kreatívnou zmenou názvu dokumentu. Následné spájanie informácií a zmien do jedného finálneho súboru je poriadny požierač času, nehovoriac o tom, koľko chýb sme schopní pri kompilovaní všetkých zmien spraviť.

word simultnne zmeny

Vďaka cloudu však už vieme zdieľať jednu verziu dokumentu prostredníctvom hypertextového odkazu. Všetci tak v reálnom čase vidia aktuálnu podobu dokumentu. Zároveň dokážu pracovať na dokumente simultánne – vidia, kto čo a kde dopĺňa, môžu spolu komunikovať chatom a nikto nemusí robiť to, čo už niekto iný spravil.

Nevidím, čo bolo zmenené

Keď sa napríklad vrátime po týždni z dovolenky a otvoríme si powerpointovú prezentáciu, ktorá bola našimi kolegami zmenená, môže nás aj poraziť, kým prídeme na to, čo je iné, než bolo.

powerpoint co bolo zmenene

Microsoft našťastie zabezpečil, aby sme nemuseli prechádzať celý dokument. Po jeho otvorení totiž nájdeme informáciu o tom, kto čo kedy zmenil. Zmeny uvidíme v dokumente aj farebne vyznačené.

Neviem, čomu mám venovať pozornosť

Keď nám kolega pošle siahodlhý dokument s poznámkou „prosím, doplň čo treba“, nemusí to byť celkom jednoduché. Najmä, ak na dokumente pracujú viacerí ľudia a nás sa v mori rôznych poznámok a komentárov týka len niekoľko.

excel zmienky pouzivatelov

Ešte to tu nie je, ale Microsoft už avizoval, že pri práci s online dokumentmi budeme môcť priamo vo Worde, Exceli alebo PowerPointe označovať spolupracovníkov napísaním zavináča a mena kolegu (@meno). Táto funkcia bude obzvlášť praktická v komentároch upravovaného súboru. Označený kolega dostane automaticky notifikáciu do mailu aj s odkazom, na daný súbor.

Odporúčané články

Napíšte hľadaný výraz a stlačte ENTER

microsoft roadshowdokumenty o365 ilustr