6 tipov ako si šťastne vybrať ERP a dodávateľa

 v Blog, Slovenčina

V čím väčšej a (z pohľadu procesov) komplikovanejšej firme sedíte, tým je výber podnikového informačného systému (ERP) a dodávateľa, ktorý systém implementuje, menšia zábava. Nejde predsa o fazuľky, ale o niekoľkotisícovú investíciu, ku ktorej dochádza naozaj len raz veľmi dlhé obdobie. Ak sa chystáte na takýto progresívny krok, čaká vás dobrodružstvo, ktorého šťastnému koncu dopomôže týchto pár tipov:

 

  1. Ponorte sa do hlbín a zmapujte terén

Skôr než sa rozhodnete vyhľadať správneho dodávateľa, zhlboka sa nadýchnite a poriadne sa ponorte do hlbín svojej spoločnosti. Objavujte a mapujte živý systém, ktorý treba premietnuť do toho informačného.

Vytvorte si zoznam prioritných požiadaviek a skúste byť čo najkonkrétnejší. Sústreďte sa najmä na svoje obchodné a špecifické potreby. Pri ich definovaní vám pomôžu nielen vedúci jednotlivých oddelení, ale najmä koncoví užívatelia systému – účtovníčky, obchodníci, kontrolóri kvality, projektanti…

Nezabudnite ani na otázku merania výkonnosti – aké kľúčové ukazovatele generuje váš súčasný systém? Sú postačujúce? Ako ich chcete doplniť/prispôsobiť/sprístupniť? Definovanie potrieb nie je jednoduchá záležitosť, vyžaduje si, aby ste zistili, čo v sebe zahŕňa každodenná práca zamestnancov firmy a čo ich najviac zaťažuje.

Keď už viete, aké procesy treba zachovať, čomu pomôže automatizácia, čo stačí zjednodušiť a aké funkcionality chcete doplniť, dokážete dodávateľovi ERP ponúknuť dostatok informácií, aby pre vás vypracoval naozaj detailnú a relevantnú ponuku. Ak však zadefinujete svoje potreby vágne, vydáte sa na tŕnistú cestu. Riziko dodatočných nákladov a predĺženia implementačného procesu totiž rastie s každým vašim nezadefinovaným očakávaním.

infografika-zmapujte2

  1. Určite styčného dôstojníka a podporte ho

Nájdite schopného manažéra vo vnútri vašej firmy, ktorý sa dobre orientuje vo vašej spoločnosti a má skúsenosti s riadením softvérových systémov, a spravte z neho styčného dôstojníka pre implementáciu ERP. Tento človek by mal byť akousi ústredňou pre komunikáciu o ERP smerom dnu aj von. Aby dokázal zadefinovať všetky vaše očakávania a potreby, potrebuje mať okolo seba tím spolupracujúcich ľudí. Čím väčšia ste spoločnosť alebo čím komplikovanejšie sú vaše vnútrofiremné procesy, tým väčší tím musí okolo tohto vášho ERP manažéra vyrásť.

Nezabudnite, že ERP manažér bude určite potrebovať podporu vysokého manažmentu vo vašej firme. Pri implementácii komplexných informačných systémov bude totiž spolupracovať takmer so všetkými oddeleniami spoločnosti. Je dôležité, aby boli s ERP manažérom všetci oboznámení a aby dali vysokú prioritu úlohám, ktoré im zo zavádzania nového ERP vyplynú. Dosiahnite, aby všetci pochopili, prečo toto všetko podstupujete a aké výhody to prinesie. Samozrejme, vysoký manažment nemusí byť zahltený všetkými detailmi vašej agendy, ale jeho informovaním o kľúčových úlohách, potrebách a prekážkach dosiahnete jeho väčší záujem a zaangažovanosť na úspechu.

 

  1. Pozerajte do budúcna

Viete si predstaviť, že by ste celú tortúru okolo implementácie nového celofiremného systému mali absolvovať napríklad každé dva roky? Ak nie, dobre robíte… Životnosť ERP riešenia by totiž mala byť určite vyššia než 5 rokov. Preto hľaďte do budúcna a dbajte pri výbere systému a jeho dodávateľa na ich schopnosť dlhodobo držať krok s meniacimi sa podmienkami na trhu. Správny dodávateľ ERP riešenia musí mať už niečo preskákané a mal by byť schopný svojim klientom garantovať dlhodobú podporu vo forme servisných služieb, aktualizácií systému a integrácií ďalších riešení do toho existujúceho.

Trendu mobilných zariadení, zvyšujúcich produktivitu zamestnancov, sa dnes už nevyhnete. Vyberajte si preto riešenia, ktorých aplikácie dokážu vaši zamestnanci ľahko používať aj na smartfónoch a tabletoch. Hovoríme teraz o nasadení cloudových riešení, prípadne o rôznych hybridných scenároch, ktoré oslobodia vašich pracovníkov a zároveň zabezpečia maximálnu bezpečnosť vašich údajov.

 

  1. Zvážte možnosti integrácie a etapového nasadenia ERP

Masívna obmena firemného softvéru predstavuje väčšinou beh na dlhú trať, ktorú nezaškodí rozdeliť na etapy. Postupné, etapovité zavádzanie zmien vie byť síce pomalšie, ale uchráni vás od dvoch „šokov“. Prvým je šok používateľský, s postupným zavádzaním nového ERP sa totiž vaša spoločnosť plynulejšie prispôsobuje novému systému, priebežne sa zabiehajú výkonní pracovníci a pokojnejšie sa dolaďujú prípadné nedostatky. Druhý šok môže byť finančný – pri etapovitej implementácii sa vyhnete spravidla nie celkom nízkej jednorazovej investícii. Jednotlivé etapy a ich financovanie si môžete vopred naplánovať. Pomôže vám pritom skúsený dodávateľ ERP riešení, ktorý pozná možné úskalia postupnej implementácie a vzájomnú súvzťažnosť jednotlivých aplikácií a funkcionalít systému ERP.

Prakticky žiaden ERP systém nepokrýva úplne všetky procesy vo firme – je bežnou praxou, že firmy na niektoré svoje činnosti využívajú kadejaké softvéry, s ktorými chcú pracovať ďalej. Do úvahy tak treba brať aj schopnosť nasadzovaného ERP „vziať pod svoje ramená“ existujúce programy a ich súčasti. Ich úspešná integrácia môže byť veľmi prínosná, efektívna a dokáže vám ušetriť financie. Na druhej strane, vo svete implementácií ERP neexistujú dogmy, preto aj v tomto prípade platí, že niekedy je oveľa výhodnejšie opustiť zabehnuté koľaje a miesto násilného tlačenia nekompatibilných starých aplikácií do nového ERP sa viac oplatí siahnuť po plnohodnotnej alebo lepšej náhrade.

  1. Získajte referencie dodávateľa ERP a dlhodobú podporu

Pri výbere dodávateľa dbajte na jeho reálne skúsenosti v oblasti implementácie riešení do spoločností z vášho odvetvia. Ak pôsobíte napríklad v oblasti zdravotníctva, neuspokojte sa so spoločnosťami, ktoré počas svojej existencie stihli nasadiť ERP systém do dvoch výrobných podnikov. A opäť hľaďte do budúcna a vyberajte si z dodávateľov, ktorí sú schopní dlhodobej a kvalitnej podpory vášho systému v nasledujúcich rokoch. Nedovoľte, aby sa váš podnikový informačný systém stal fosíliou. Rýchlo a dynamicky sa dokážete prispôsobovať trhu jedine so systémom, ktorý je na to uspôsobený a ktorého dodávateľ je schopný zabezpečiť vám lokálnu podporu – a to nielen pri expandovaní vášho biznisu, ale aj pri neustálych zmenách zákonov, regulačných opatrení, analytických metrík a pod.

  1. Ak sa dá, vyhnite sa riešeniam na kľúč

Nemalé prostriedky dokážete ušetriť, ak sa rozhodnete štandardizovať svoje firemné procesy. Každý výsostne špecifický proces, ktorý má ERP pokryť v sebe nesie vyššie náklady na prispôsobovanie a riadenie výnimiek. Netýka sa to pritom len procesu implementácie, ale aj všetkých aktualizačných procesov.

S vysokou pravdepodobnosťou vaša firma nepotrebuje riešenie vyslovene na kľúč. Ak ste napríklad výrobný podnik, viete využiť mnoho preddefinovaných nástrojov, ktoré fungujú v praxi v mnohých podnikoch – ide napríklad o riešenie faktúr, výdajok, miezd, kusovníkov, receptúr, priebežných nákladov, alternatívnych scenárov výroby a pod. Ak pracujete v energetike, nájdite dodávateľa, ktorý má preddefinované nástroje napríklad na správu meračov, keď ste stavebná spoločnosť, využite existujúce nástroje napríklad na riadenie subdodávateľov.

 

Odporúčané články

Napíšte hľadaný výraz a stlačte ENTER