Ako si vybrať to správne ERP?

 v Blog, Slovenčina

ERP – podnikový informačný systém (Enterprise Resource Planning) – je riešenie, ktorého cieľom je poskytnúť potrebnú IT podporu pri realizácii všetkých aktivít vo firme, či už ide o vrstvu operatívneho riadenia (výroba, dodávky, evidencia zamestnancov a pod.), taktického riadenia alebo strategického rozhodovania. Vďaka ERP môže vaša firma zefektívniť bežné fungovanie a zlepšiť rozhodovanie, vďaka prísunu filtrovaných a presných informácií, spracovaných do formy podľa aktuálnej potreby. Ak uvažujete o tom, že ERP by mohol byť pre vás vhodným riešením, potom čítajte ďalej. V tomto článku vám poradíme, ako si vybrať ERP systém vhodný pre vašu firmu a vaše potreby, na čo si pri výbere ERP systému dať pozor a aké sú najčastejšie chyby, s ktorými sa možno pri jeho výbere stretnúť.

Proprietárny alebo open-source ERP

Jedna zo základných otázok, ktorú budete musieť pri výbere zodpovedať, je, ktorý typ ERP systému si zvolíte. Proprietárny systém je vyvíjaný konkrétnou spoločnosťou a licencovaný podľa jej obchodného modelu. Takýto ERP systém býva spravidla uzatvorený (nemožno upravovať jeho zdrojový kód), čo však neznamená, že nie je flexibilný a prispôsobiteľný. Jeho výhodou je, že pre firmu, ktorá ho vyvíja, je príjem z jeho predaja kľúčový pre jej fungovanie, ľudia, ktorí pracujú na vývoji, sú starostlivo vyberaní, spravidla sa prísne dohliada na kvalitu kódu a celkovo, vývoj aplikácie je profesionálne manažovaný. Pri open source ERP systémoch je často vývoj aplikácie takisto riadený a dozerá sa na kvalitu kódu, avšak spektrum vývojárov môže byť pomerne rôznorodé. Na rozdiel od proprietárneho ERP systému, zdrojový kód open source aplikácie je verejne dostupný a v závislosti od presného typu licencie ho možno aj upravovať. Pri open source systéme nebudete spravidla platiť za používanie licenčné poplatky. V závislosti od zvolenej aplikácie však budete mať možnosť dokúpiť si platené moduly a rozšírenia.

Na trhu existuje množstvo open source systémov, ktoré sa používajú na riadenie firmy. Okrem menších riešení, ktoré si často adoptujú menšie firmy v procese rastu, napríklad CRM systémy, fakturačné systémy, systémy pre projektový manažment a pod., existujú aj komplexnejšie open source ERP systémy. Príkladmi sú ADempiere, Dolibarr ERP či ERPNext. ADempiere je multiplatformové cloudové ERP riešenie postavené na Jave, určené primárne pre malé a stredné podniky (MSP). Podporuje prístup z desktopových zariadení (Linux, Unix, Windows, MacOS), smartfónov aj tabletov. Dolibarr ERP, podobne určený hlavne pre MSP a poskytuje hlavne funkcionality, ktoré potrebujú pokryť tieto podniky, ako ponuky, fakturácia, zmluvy, riadenie skladu, podpora predaja cez pokladnice a pod. ERPNext, opäť určené hlavne pre MSP, je vlastne súborom aplikácií. Populárne je pre veľmi jednoduché základné nastavenie, čo je zároveň aj jeho hlavnou nevýhodou, keďže prispôsobovanie a pokročilé nastavenie má svoje limity a často pri raste firmy nebude postačovať.

Pre firmy, ktoré očakávajú rast do budúcnosti (čo je cieľom takmer každej firmy), je potrebné myslieť na škálovateľnosť a prispôsobiteľnosť. Nie všetky open source ERP systémy s tým majú problém, avšak istejšou voľbou môže byť v tomto prípade proprietárny ERP systém. Najmä, ak si zvolíte niektorý zo systémov, ktorý je lídrom na trhu, nemôže sa vám stať, že by táto platforma po niekoľkých rokoch pre vás bola nevhodná a nepostačujúca. My vo WBI dlhodobo veríme ERP systému od Microsoftu – Dynamics 365 Business Central (predtým Microsoft Navision alebo NAV). Je to moderné, dynamické a škálovateľné ERP riešenie, ktoré pokrýva potreby firiem všetkých segmentov a veľkostí. Vďaka naším dlhoročným skúsenostiam s implementáciou Microsoft riešení si môžete byť istí, že od nás dostanete špičkové a komplexné poradenstvo a podporu pred, počas aj po implementácii. Zvoliť si proprietárny ERP systém znamená aj to, že budete potrebovať vhodný systém licencovania. O troch možnostiach/úrovniach licencií pre ERP systém Dynamics 365 Business Central si môžete prečítať v tomto článku.

vyber medzi open source a proprietarnym erp

Ako spoznať dobrý ERP?

Pre laika je pomerne ťažké zorientovať sa v mori proprietárnych a open source ERP systémov. Tých lepších sú desiatky, celkovo sú ich stovky. Jedným z prvých krokov pre vás môže byť aj pozretie si recenzií, rebríčkov či ocenení pre jednotlivé systémy. Netreba zabúdať na zohľadnenie toho, kto stojí za vývojom ERP systému, či je to nejaká menšia nová firma, alebo etablovaný hráč s dlhoročnými skúsenosťami. Vybrať si stabilitu bude pre vás znamenať okrem iného aj minimalizáciu rizika spojeného s tým, že systém sa prestane vyvíjať a podporovať.

Pripravili sme pre vás pár tipov vo forme checklistu, ktorým je vhodné prejsť pri zvážení každého ERP systému:

  • Modulárna architektúra – má ERP systém moduly alebo aplikácie, ktoré možno použiť, dokúpiť, nakonfigurovať, ktoré fungujú samostatne aj ako súčasť celku?
  • Otvorená platforma – je možné ERP systém nakonfigurovať podľa požiadaviek, pridávať neskôr nové funkcionality, aplikácie či moduly?
  • Prispôsobiteľnosť a škálovateľnosť – možno ERP prispôsobiť na mieru vašim potrebám, dokáže ERP rásť s vašou firmou do budúcna?
  • Vývojár – etablovaný hráč alebo nová firma? Aké má referencie?
  • Konzultanti – na koho sa dá obrátiť v prípade potreby konzultácií? Existujú konzultanti vo vašom regióne?
  • Prístup zo všetkých zariadení – v súčasnosti samozrejmosť kvalitných ERP systémov, nie však štandard u všetkých hráčov na trhu – možno pristupovať k systému aj z mobilných zariadení?
  • Lokalizácia – dostupnosť vo vašom jazyku/jazykoch, kompatibilita s lokálnou legislatívou?
  • Licencovanie – vyhovuje vám licencovanie pre vybranú platformu?
  • Podpora a reakčné doby – ako reaguje vývojár či konzultant? Pred rozhodnutím ho vyskúšajte kontaktovať a zistite, či vám vyhovuje spôsob komunikácie, rýchlosť odozvy a najmä kvalita odpovedí a reakcií.

Tak, ako neexistuje univerzálny liek na všetky choroby, neexistuje ani univerzálna rada, ako si vybrať dobrý ERP. Okrem vyššie uvedeného zoznamu bude určite ideálne, ak máte možnosť získať odporúčanie od iných firiem, ktoré už ERP systém používajú. Spravidla nájdete referencie na webových stránkach systémov, ale ideálne je mať možnosť osobného kontaktu. Umožní vám vývojár/dodávateľ alebo konzultant osobnú konzultáciu vo vybranej firme, ktorá ERP systém používa? Odporúčame získať čo najviac osobných referencií a prípadne vidieť ERP v živej prevádzke. Predsa len, nejde o malé rozhodnutie, ERP systém bude s vami dlhé roky a na dlhú dobu bude ovplyvňovať to, ako vaša firma funguje, pracuje a prijíma rozhodnutia.

ako spoznat dobry erp system

Cena za ERP systém

Náklady na zavedenie ERP systému môžu byť pomerne významné. Dôležité je preto porovnať cenu/náklady za implementáciu jednotlivých ERP systémov. Aby to nebolo jednoduché, cena sa nepočíta úplne priamočiaro. Je niekoľko komponentov, ktoré treba do ceny zahrnúť. Okrem toho, cenu za implementáciu a prevádzku treba porovnať s pridanou hodnotou a ideálne porovnávať nie náklady na zavedenie ERP systému, ale návratnosť investície, teda ROI (Return on Investment). Každý systém bude totiž fungovať inak, má iné moduly a funkcionality, a tak aj jeho pridaná hodnota, kalkulovaná ako prínosy vo finančnom vyjadrení, bude iná.

Vráťme sa však k cene za ERP systém. Do kalkulácie odporúčame zahrnúť tieto vstupy:

  • Základná cena za jednorazovú licenciu (ak sa platí)
  • Priebežná cena za licencie podľa počtu používateľov, resp. iných kritérií (počet zariadení a pod.)
  • Iné prevádzkové náklady (prenos dát, mesačný paušál a pod.)
  • Cena implementácia ERP systému (odmena konzultanta)
  • Náklady na vašej strane, teda prepočet času stráveného na projekte implementácie zo strany vašej firmy a jej zamestnancov
  • Iné náklady, ktoré vstupujú do projektu

Ak chceme kalkulovať návratnosť investície, potom budeme počítať, za koľko mesiacov/rokov sa nám vráti investícia do ERP systému. Náklady teda dávame do pomeru s ocenenými prínosmi. Ideálne je spraviť si tabuľku nákladov a výnosov po mesiacoch. Tam, kde sa kumulatívne náklady prvýkrát dostanú pod úroveň kumulatívnych výnosov, nastáva okamih návratnosti úvodnej aj priebežných investícií. Ešte náročnejšie ako vyčísliť náklady, je vyčísliť prínosy. Oceniť treba úsporu času pri operatívnych aj riadiacich činnostiach, úsporu získanú odstránením redundantných systémov a ich prevádzky, zníženie rizík, vyplývajúcich z prevádzky viacerých riešení, straty údajov, napadnutia systémov a pod., a v neposlednom rade, zvýšenú efektivitu celého podniku v dôsledku efektívnejšieho predaja, dodávok produktov, servisu a prijímania lepších manažérskych rozhodnutí.

cena za erp software

Chyby pri výbere implementácii ERP

V predchádzajúcom texte ste už mohli medzi riadkami čítať to, ktoré chyby sa často vyskytujú pri výbere a nasadzovaní ERP. V skratke sumarizujeme tie najzávažnejšie:

  • Krátkozrakosť – výber nesprávneho systému/platformy, ktorá nebude mať parametre, požadované teraz aj v budúcnosti.
  • Výber podľa množstva funkcií – počet funkcií nemusí znamenať, že ich nevyhnutne využijete, že systém je dobre nastavený a že u vás bude aj fungovať.
  • Zastaraná technická platforma – pozor na systémy, ktoré využívajú architektúru, ktorá nebude do budúcna podporovaná.
  • Výber podľa najnižšej obstarávacej ceny bez zohľadnenia ďalších nákladov na implementáciu, prevádzku či pridanej hodnoty ERP systému.
  • Nevhodný partner – ak sa rozhodnete pre implementáciu vo vlastnej réžii, uistite sa, že na to máte odborné aj personálne kapacity, pri výbere implementačného partnera dbajte na jeho skúsenosti a referencie.
  • Nedostatok času – nenechajte na seba pôsobiť časový tlak – ak ste bez ERP prežili doteraz, nechajte na výber a implementáciu dostatočná čas a vyhnite sa nutnosti opakovanej implementácie z dôvodu zlého výberu či chýb počas nasadenia.

Akokoľvek sa rozhodnete, nechajte si pri výbere poradiť, či už viacerými kolegami alebo aj ľuďmi z okolia. Inšpirujte sa úspešnými implementáciami ERP systémov, choďte sa pozrieť do prevádzok, ktoré vám odporučí potenciálny dodávateľ a konzultant. Zvážte čo najviac faktorov a hlavne, myslite na budúcnosť. Povedzte si, kde chcete, aby vaša firma bola o 3, 5 či 10 rokov a vyberte si taký ERP systém a partnera, ktorí zabezpečia, že ERP bude pre vás pridanou hodnotu aj po niekoľkých rokoch.

My vo WBI vám radi poskytneme úvodnú aj priebežnú konzultáciu. Nech ste v akomkoľvek štádiu rozhodovania sa a myslíte si, že by nebolo zlé poradiť sa, obráťte sa na nás. Dohodnite si stretnutie a naši profesionálni ERP konzultanti vám radi zodpovedajú všetky otázky a poradia, ako ďalej.

Vyplňte a odošlite krátky formulár, obratom sa s vami spojíme!

Odporúčané články

Napíšte hľadaný výraz a stlačte ENTER

Dynamics 365 Business Central functionsmicrosoft roadshow