Podnikový informačný systém: Len pre veľké firmy?

 v Blog, Slovenčina

Zákazníci sa nás často pýtajú: Ako viem, kedy už moja firma potrebuje podnikový informačný systém? Nie sú takéto informačné systémy určené pre veľké firmy? Môže byť implementácia podnikového informačného systému pre nás návratnou investíciou? V tomto príspevku zodpovieme tieto otázky a čo najkomplexnejšie vám predstavíme tému podnikových informačných systémov a ich praktického využitia.

Čo je to ERP

Pre podnikový informačný systém je zaužívaná skratka ERP (Enterprise Resource Planning). Odvodená je z toho, ako sa ERP systémy používali v deväťdesiatych rokoch minulého storočia (a tisícročia). Vtedy ERP vznikli ako riešenie pre výrobné podniky, ktoré potrebovali zvýšiť efektivitu riadenia dodávok a skladu, teda manažmentu zdrojov (resources). Postupne sa ERP systémy dopĺňali o nové funkcie. Zdroje už nepokrývali len tovar a vstupy do výroby, ale aj ľudské zdroje; vyvíjali sa moduly pokrývajúce ďalšie funkčné oblasti podnikov. Ak sa presunieme o 30 rokov dopredu, dostaneme sa k dnešným podnikovým informačným systémom. Tie sa postupne z prostredia fyzických serverových inštalácií vo firme, dodávateľa či server housingu posúvajú do cloudu. Okrem toho už neplatí, že ERP systémy sú určené hlavne pre veľké firmy. Postupne sa stali viac adaptabilnými, flexibilnými a získali viaceré verzie/riešenia, ktoré sú vhodné aj pre malé a stredné podniky.

ERP je teda podnikový informačný systém, ktorý spravidla pokrýva všetky oblasti riadenia podniku, jeho procesov a zdrojov. Jeho princípom je modulárna architektúra, ktorá umožňuje k základu, jadru systému, pridávať moduly – funkčné časti, ktoré sa venujú konkrétnym aspektom. Tými sú napríklad riadenie ľudských zdrojov, riadenie znalostí, riadenie skladu, aktívny manažment strategických aktív, manažment dodávateľského reťazca, riadenie vzťahov so zákazníkmi, riadenie výroby, manažment životného cyklu produktu, business intelligence a mnohé ďalšie.

Kedy potrebujem podnikový informačný systém

podnikovy informacny system erp riesi fragmentaciu procesov a systemov

Nasadenie podnikového informačného systému sa skoro nikdy nezačína na zelenej lúke. Bolo by ideálne, ak by nová firma, startup, rovno od začiatku nabehla na škálovateľné riešenie vhodného ERP systému. ERP by tak postupne rástol s firmou a nebolo by treba riešiť analýzu existujúcich systémov, integrácie a migrácie. V reálnom živote však firmy pred implementáciou ERP vyskúšajú a používajú iné, menšie informačné systémy. Tie riešia konkrétne potreby, zväčša sa nabaľujú a postupne aj čiastočne integrujú. Začne sa to sofistikovanejšími excelmi pre niektoré činnosti, prejde do nasadenia CRM systému (riadenie vzťahov so zákazníkmi), samostatného účtovníctva, systému na riadenie projektov, systému na podporu zákazníkov a pod. V istej fáze firma dospeje do stavu, keď udržiavať množstvo heterogénnych systémov, často ako kombináciu open source a proprietárnych IS, nie je ďalej žiadúce. Je to náročné na čas, ich prepojenie nie je ideálne, nevyužíva sa potenciál dát, ktoré sa generujú v parciálnych systémoch. Firma vie, že by ich chcela integrovať, postaviť k nim manažérske nadstavby, zlepšiť a zefektívniť súvisiace procesy a prijímať viac informované manažérske rozhodnutia.

V tomto momente sa zväčša podniky začínajú obzerať po riešeniach, ktoré im dokážu tieto problémy vyriešiť. Z pohľadu informačného systému je jednoznačnou odpoveďou ERP. Dobrý ERP systém dokáže funkčne pokryť väčšinu, ak nie všetky, doteraz používaných informačných systémov. Vďaka jeho nasadeniu sa tak vyriešia problémy, ktoré v tejto fáze často trápia malé, stredné aj väčšie firmy, o.i.:

  • Fragmentácia informačných systémov
  • Fragmentácia súvisiacich procesov
  • Duplikácia dát vznikajúcich na rôznych miestach
  • Nedostatočné manažérske výstupy a potreba manuálneho generovania reportov
  • Časová a finančná náročnosť údržby a rozvoja
  • Dlhšia učiaca krivka zamestnancov používajúcich rôzne systémy a rozhrania

Ako prekonať obavy z implementácie

Implementacia ERP systemu

Napriek tomu, že ERP je vhodným riešením (takmer) pre každý typ biznisu, firmy majú často obavy spojené s tým, či je výber správny, či vôbec ERP potrebujú, ako dopadne implementácia a či sa im vrátia vložené prostriedky. Podľa portálu Dynamics 365 existujú tri hlavné obavy, s ktorými sa konzultanti stretávajú najčastejšie:

  1. Otázka: Ako viem, že si vyberám to správne ERP riešenie pre môj biznis? Odpoveď: Netreba nájsť perfektný softvér, ktorý bude odpoveďou na všetky problémy. ERP by malo byť schopné zobrať všetky najlepšie procesy, ktoré aktuálne používate, a priniesť ich pod jednu strechu a umožniť tak každému vo vašej firme používať tie isté dáta. Preto je dôležitý výber technologického partnera pre implementáciu.
  2. Otázka: Môžeme si dovoliť investíciu do veľkého ERP systému? Odpoveď: Implementácia nemusí byť všetko alebo nič. Jednotlivé moduly môžu byť zakúpené postupne, v závislosti od požiadaviek vašej firmy. To umožní ušetriť na moduloch, o ktorých potrebnosti zatiaľ nie ste presvedčení, s možnosťou ich pridania neskôr.
  3. Otázka: Ako neprísť o systémy, ktoré teraz používame (a do ktorých sme investovali)? Odpoveď: Dobrý ERP systém by mal byť schopný spolupracovať so systémami, ktoré už používate a poskytnúť vám nástroje na ďalší rast. Ak už vaše existujúce riešenia pokrývajú oblasti ako sú financie, logistika a výroba, môžete uvažovať o riešení podnikového informačného systému, ktorý má silný business intelligence komponent.

Nasadenie ERP systému

4 kroky nasadenia ERP systému

Ak ste sa tiež dostali do stavu, v ktorom vás trápi fragmentovanosť procesov či chýbajúce výstupy a nástroje, ERP môže byť pre vás tým správnym krokom. Podnikový informačný systém je síce (pri dobrom výbere) super inteligentný a funkčný, jeho implementácia si však vyžaduje istý čas a znalosti. Pripravili sme pre vás niekoľko štandardných krokov, na ktoré by ste mali myslieť a ktoré sú indikátorom toho, ako dlho môže celý projekt trvať a kedy môžete očakávať konkrétne výsledky.

1. Stanovenie cieľov a požiadaviek

Ako pri každom projekte je dôležité si na začiatku povedať, prečo ERP potrebujeme, čo chceme dosiahnuť, aké problémy nám má pomôcť vyriešiť. V tejto fáze môžeme alebo ešte nemusíme mať konzultanta, ktorý nám s ich definovaním pomôže, ideálne je mať jasno v našich predstavách ešte predtým, ako sa s ním stretneme a usmerní nás.

2. Výber konzultanta, dodávateľa, platformy

Tento výber môže a nemusí postupovať v tomto poradí. Ak máme konzultanta, ktorý ERP systémom, procesnej optimalizácii a informačným systémom vo všeobecnosti rozumie a ktorému dôverujeme, zapojme ho do procesu hneď v tejto fáze. Ak máme dodávateľa, ktorého poznáme a už s ním máme pozitívnu skúsenosť, môžeme ho preferovať a konkrétny podnikový informačný systém príde s ním (ten, ktorý odporúča a/alebo implementuje). Naopak, ak tieto kontakty a preferencie nemáme, môžeme si najskôr spraviť prieskum dostupných ERP systémov, zostaviť shortlist a osloviť firmy, ktoré sa venujú ich implementácii.

3. Audit existujúcich informačných systémov a procesov

Pred nasadením nového systému by sme mali najprv vedieť, ako presne v súčasnosti fungujeme, ako sú nastavené jednotlivé procesy, kto ich vykonáva, aké sú pre ne vstupy, výstupy, vzájomné závislosti, podporné IS a pod. Spravidla by mal už tento detailný audit realizovať vybraný dodávateľ ERP systému, môže sa však stať, že rýchly audit budú chcieť vykonať uchádzači vo výberovom konaní ešte v rámci fázy 2, aby boli schopní predložiť presnú cenovú ponuku.

4. Návrh nových procesov a implementácia ERP

S ohľadom na ciele, požiadavky a možnosti nového podnikového informačného systému sa nadefinuje cieľový stav, teda to, ako chceme, aby firma fungovala po jeho zavedení. Podnikový informačný systém sa potom implementuje, nasadia a nakonfigurujú sa jednotlivé moduly, spustí sa testovacia prevádzka po minimálne parciálnom importe údajov, zaškolia sa používatelia, vyladia procesy a nový ERP systém sa spustí do prevádzky. Súčasťou je nastavenie procesov podpory, komplexnej údržby vrátane aktualizácií, zálohovania a pod. Možno to znie jednoducho, ale v rámci tejto fázy (aj predchádzajúcich fáz) by sme mohli definovať niekoľko (množstvo) ďalších subfáz. Treba preto počítať s dostatočným časom na každú jednotlivú činnosť. Harmonogram implementácie vám pomôže zostaviť vybraný dodávateľ riešenia, pri veľkých implementáciách však nie je nezvyčajné počítať aj so 6 – 12 mesiacmi. Pri malých a stredných firmách a jednoduchších riešeniach je celý proces výrazne rýchlejší. Ak by sme chceli nasadiť „čistý“ systém, teda použiť predvolenú funkcionalitu a len nakonfigurovať základné procesy, môžeme byť hotoví aj za menej ako mesiac.

Hľadáte dodávateľa podnikového informačného systému?

wbi dodavatel podnikoveho informacneho systemu dynamics nav

Ak uvažujete o tom, že by ste mohli potrebovať ERP systém a využiť výhody integrovaných procesov a funkcionalít, ktoré ERP ponúka, radi vám pomôžeme. Viac ako 20 rokov pomáhame našim zákazníkom využiť potenciál nových technológií. Aj vám pomôžeme zefektívniť váš biznis, lepšie sa rozhodovať, zrýchliť pohyb informácií po firme, zvýšiť ich dostupnosť. S tým súvisia aj znalosti, generované vo firme, ich uchovávanie a využívanie v rámci pracovných činností. Vybrať si správneho dodávateľa a ten „správny“ ERP systém sa môže zdať komplikované. My staviame na našich dlhoročných skúsenostiach, znalostiach trhu, produktov a prostredia a tíme našich odborníkov na Microsoft produkty. Vďaka nim máme za sebou množstvo malých aj veľkých implementácií podnikových informačných systémov doma aj v zahraničí. Oslovte nás, dohodnite si bezplatnú konzultáciu a presvedčte sa, že WBI je tým správnym partnerom pre riešenie implementácie ERP vo vašej firme. Pomôžeme vám s návratnosťou investície do podnikového informačného systému. Umožníme vám vypočítať prínosy z jeho implementácie prostredníctvom kvantifikácie benefitov ako sú lepšie manažérske rozhodnutia, úspora času, zníženie obchodných rizík, lepšie riadenie znalostí vo firme atď.

P.S. Ak si chcete pozrieť, aké možnosti ponúka Microsoft Dynamics NAV, komplexný podnikový informačný systém, ktorý používa už viac ako 117 000 firiem na svete, prejdite na naše produktové stránky. Dynamics NAV má množstvo modulov, funkcionalít, je plne lokalizovaný a prispôsobený potrebám firiem fungujúcich v SR.

P.S.2: Ak vás tento článok zaujal, sledujte náš blog, v ktorom čoskoro prinesieme ďalší článok o problematike podnikových informačných systémov. Tentokrát vám poradíme, ako si vybrať ERP systém, na čo si dať pozor a aké sú najčastejšie chyby pri výbere podnikového informačného systému.

Vyplňte a odošlite krátky formulár, obratom sa s vami spojíme!

Odporúčané články

Napíšte hľadaný výraz a stlačte ENTER

outlook spravy s priznakom ilustrmicrosoft 365 ilustr