Document Management System (DMS)
Microsoft SharePoint

Riešenie pokrývajúce celý životný cyklus dokumentu – vytvorenie, úprava, schválenie, publikovanie, potvrdenie o oboznámení, zdieľanie, platnosť, archivácia. Umožňuje dokumenty verzovať, nastaviť k nim rôzne prístupové oprávnenia, notifikácie a navyše na dokumentoch môžu pracovať viacerí užívatelia naraz. Workflow zabezpečuje pripomienkovanie a schvaľovanie, navyše dokáže dynamicky nastaviť oprávnenia a úlohy pre schvaľovateľov. Súčasťou DMS je aj fulltextové vyhľadávanie.

DMS prináša organizáciám procesy a nástroje pre správu neštruktúrovaných informácií, dát a záznamov. Ide o oveľa efektívnejšie riešenie, než poskytuje obyčajné ukladanie dokumentov na zdieľaných diskoch.

VYHĽADÁVANIE

Vyhľadávanie

  • V rámci webového obsahu intranetových lokalít
  • V rámci dokumentov MS Office a PDF súborov uložených na weboch a serveroch (podľa názvu, meta údajov, obsahu)
  • V externých databázových systémoch
  • V ďalších webových aplikáciách (indexovanie obsahu iných webov)
  • Podpora vlastných filtrov a zástupných znakov
  • Importované vyhľadávanie osôb podľa dát z adresárových služieb (napr. Active Directory)
  • Obmedzenie výsledkov hľadania podľa používateľských oprávnení
  • Škálovanie vyhľadávajúcich služieb a indexov na viacerých serveroch
  • Podpora kľúčových slov a odporučených (najlepších) výsledkov “Best Bets”
PRÁCA S DOKUMENTMI

Práca s dokumentmi

Knižnice môžu mať rôzny obsah a vlastnosti. Nájdete v nich napríklad šablóny dokumentov, sady vopred definovaných editovateľných vlastností, naviazané automatizované toky činností (workflow), stanovené politiky platnosti obsahu.

Základné typy knižníc:

  • Dokumentová knižnica
  • Formulárová knižnica
  • Knižnica obrázkov a multimédiálneho obsahu
  • Tímový kalendár
  • Zoznam úloh
  • Oznámenia a novinky
  • Adresár kontaktov
  • Riešené problémy
  • Prieskumy
  • KPI
  • Wiki a blogy
HISTÓRIA VERZIÍ

História verzií

Verzie obsahu sú číslované jedným z dvoch spôsobov:

  • Koncepty a hlavné verzie (koncepty napr. 0.2 alebo 2.1, hlavné dokumeny napr. 1.0 alebo 3.0)
  • Len hlavné verzie

Počet verzií v histórii je možné obmedziť maximálnym počtom na jeden dokument.

Prístup k jednotlivým verziám je prehľadný a používateľ s príslušnými oprávneniami sa môže kedykoľvek vrátiť k staršej verzii.

SharePoint ukladá len inkrementy zmien, čím výrazne znižuje nároky na dátové úložisko.

Verzie dokumentov sa dajú ľahko porovnávať a vyhľadávať.

REZERVÁCIA

Rezervácia

Rezervácia dokumentov zabráni kolíziám pri úprave dokumentov viacerými používateľmi. Môže prebehnúť automaticky aj manuálne, pri ukončení rezervácie je možné úpravy dokumentu komentovať. S dokumentmi môžete pracovať aj v režime offline vďaka synchronizácii na lokálne zariadenie. Rezerváciu dokumentu môže zrušiť aj správca obsahu.

SÚČASNÉ ÚPRAVY

Súčasná práca

V systéme SharePoint môžu na jednom dokumente pracovať naraz viacerí používatelia. Systém zamyká voči úpravám len odsek, v ktorom aktuálne pracuje konkrétny používateľ, a aktívne na to upozorňuje ostatných.

NOTIFIKÁCIE

Notifikácie

Systém vás automaticky upozorní na zmeny nielen vami vytvorených alebo zmenených dokumentov, ale aj ďalších dokumentov. Notifikácie môžu byť individuálne aj skupinové, šablóny e-mailových správ je možné prispôsobovať, vrátane frekvencie odosielania (okamžité upozornenie, denná, týždenná sumarizácia).

INTEGRÁCIA

Integrácia s MS Office

Jednou zo základných vlastností DMS je integrácia s aplikáciami Microsoft Office. Systém spolupracuje s existujúcimi verziami Office aplikácií, rovnako tak zaručuje spoluprácu s verziami budúcimi. S dokumentmi formátu Microsoft Office sa pracuje priamo v prostredí DMS.

PROCESY K DOKUMENTOM

Spoločnosť WBI má v portfóliu riešení pre správu dokumentov dva štandardné procesy, ktoré poskytujú širšie možnosti v oblasti schvaľovania dokumentov. Tieto procesy možno využiť pri riadení ISO dokumentácie, rôznych smerníc, príkazov GR, prípadne inej dokumentácie.

Pripomienkovanie

Dokument je po vytvorení alebo úprave odoslaný užívateľom do procesu pripomienkovania. Používateľ definuje pre konkrétny dokument recenzentov, ktorým proces automaticky vytvorí úlohu a odošle e-mailom notifikáciu o pridelení úlohy. Úlohy sa prideľujú recenzentom sériovo alebo paralelne, spôsob pridelenia určuje používateľ. Recenzent môže otvárať dokument aj kliknutím na odkaz v e-mailovej notifikácii. Po uskutočnení úprav v dokumente odošle autorovi dokumentu pripomienky.

Schvaľovanie

Proces schvaľovania je možné spustiť ku každému dokumentu samostatne. Úlohy a notifikácie sú vytvárané obdobne ako pri procese pripomienkovania. O celom procese schvaľovania a finálnom ne/schválení je vedená história. Každý oprávnený používateľ tak má k dispozícii detail schvaľovacieho procesu každého dokumentu a celý proces sa tak stáva transparentným.

Pre viac informácií nás neváhajte kontaktovat:

[]
1 Step 1
Meno a priezvisko*
Spoločnosť*
Pozícia*
Telefón
Zaujímam sa o:vyberte z poľa možnosí, ktoré vás zaujímajú
Vaša správa
0 /
Previous
Next