Súkromné kanály v Teams

 v Blog, Slovenčina

V aplikácii Microsoft Teams si už viete vytvárať súkromné kanály, t. j. riadiť oprávnenia členov tímu na úrovni kanálov. Ide o najočakávanejšiu a najžiadanejšiu zmenu v aplikácii odkedy bol Teams koncom roka 2016 spustený.

Microsoft Teams integruje obrovské množstvo nástrojov Office 365 (Outlook kalendár, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Planner…) a umožňuje tak veľmi efektívne komunikovať a spolupracovať v tímoch. Komunikácia je primárne rozdelená na tímy, v ktorých figurujú vlastníci tímov a členovia tímov. Tieto tímy ďalej členia svoju komunikáciu do kanálov podľa potreby – najčastejšie podľa témy alebo projektov. Celá komunikácia a všetky dokumenty, ktoré sa v tom-ktorom tíme zdieľali, boli až doteraz dostupné pre všetkých členov tímu. To však nemuselo byť vždy žiadúce, najmä ak išlo o komunikáciu, ktorá sa venovala citlivým údajom, tajným projektom, pripravovaným akvizíciám, stratégii obchodu a podobne.

Používateľom tak doteraz nezostávalo nič iné, len založiť si v Microsoft Teams ďalší tím s citlivo vybranými členmi alebo o vybraných témach komunikovať výhradne formou súkromného chatu. Tieto náhradné riešenia nie sú ani zďaleka ideálne, už z princípu je totiž úlohou aplikácie Teams sústrediť všetko potrebné pre tímovú spoluprácu na jednom mieste… Delenie komunikácie do rôznych chatov a extra tímov prinášalo zbytočný chaos a sťažovalo spätné dohľadanie informácií najmä pre nových členov tímu.

Riešenie tejto situácie si vyžadovalo umožniť správu členstva nielen na úrovni tímu, ale aj na úrovni kanálu. Bežnému používateľovi to príde celkom jednoduché, avšak z funkčného hľadiska to bolo trocha komplikovanejšie. Za každým teamom sa totiž skrýva nástroj Office 365 Group, ktorý definuje oprávnenia používateľov v úložisku (kolekcii stránok) SharePoint. V SharePointe sa pre každý kanál vytvára priečinok s rovnakým názvom.

Tvorba súkromných kanálov

So súkromným kanálom sa pracuje celkom tak isto ako s kanálom štandardným. Po kliknutí na ikonu troch bodiek pri názve tímu vyberiete možnosť „pridať kanál“ a následne si zvolíte, či chcete, aby bol kanál štandardný alebo súkromný. Je to celkom jednoduché.

pridanie kanala private channel

 

Súkromnému kanálu určujete členov jednotlivo, pričom sa zoznam členov tohto kanála môže absolútne líšiť od členov tímu, pod ktorý tento súkromný kanál patrí. To znamená, že vaša komunikácia a súbory s ňou spojené sú skryté aj pred vlastníkmi nadradeného tímu, ak ich explicitne do súkromného kanála nepridáte.

V zozname kanálov vidia súkromný kanál len jeho vlastníci a členovia plus vlastníci nadradeného tímu (hoci poslední menovaní nevedia do súkromného kanála vstúpiť ani riadiť jeho členov), takže o jeho existencii vedia len tí, ktorí kanál potrebujú. Odpadá tak potreba vymýšľať „kódové“ označenia pre citlivé kanály, v ktorých riešite problematiku, ktorej čas prezentácie ešte nedozrel.

Ak vlastník tímu nie je súčasťou súkromného kanála, vidí len:

  • názov a popis súkromných kanálov,
  • vlastníkov súkromných kanálov,
  • čas poslednej aktivity.

Typy kanálov budú pre používateľov vzájomne rozlíšené pomocou ikon. Ikona zámky označuje súkromný kanál, ikona zemegule ten štandardný.

Extra úložisko

Z pohľadu SharePointu nie je možné, aby administrátori nemali prístup k akejkoľvek nižšie postavenej kolekcii stránok. Z toho vyplýva, že ak chceme dosiahnuť, aby boli dokumenty súkromných kanálov naozaj v bezpečí aj pred zrakom vlastníkov nadradených tímov, nemôžeme ukladať dokumenty na tú istú lokalitu, do tej istej dokumentovej štruktúry, ktorú používajú štandardné kanály tímu.

Pre súkromné kanály sa tak na pozadí Teamsu vytvára vlastná kolekcia stránok v SharePointe. To môže viacerých administrátorov vystrašiť, Microsoft však spravil pár krokov, aby zabránil chaosu:

  • Nová kolekcia stránok je nazvaná presne tak, ako sa volá súkromný kanál.
  • Kolekcia stránok používa „lightweight“ šablónu, ktorú možno upgradovať.
  • Banner na vrchu kanálového priečinku v SharePointe upozorňuje, že sa nachádzate v priestore, ktorý je prepojený s kanálom v Teamse.
  • Vlastníci a členovia skupiny v SharePointe sú synchronizovaní s vlastníkmi a členmi súkromných kanálov.
  • Všetky zmeny v skupinách vlastníkov a členov v SharePointe, ktoré neboli iniciované v Microsoft Teams, budú zvrátené.
  • Keď zmažete súkromný kanál, zmaže sa aj kolekcia stránok v SharePointe. Obnova je možná v limitovanom čase – 30 dní.
  • Limit 500 000 koliekcií stránok na jeden tenant Office 365 zvýšil Microsoft na 2 000 000.

Riadené spustenie funkcionality

Praktická je funkcionalita, ktorú nájdete v Teams Admin Center, umožňuje vám totiž limitovať, kto bude môcť vytvárať súkromné kanály. Môžete tak vytvoriť „pilotnú“ skupinu používateľov, všetko si otestovať, informovať, prípadne zaškoliť budúcich používateľov ešte pred tým, ako funkcionalitu sprístupníte celej firme.

admin center teams

Viac informácií o Microsoft Teams, ako aj o možnostiach riešenia SharePoint či Office 365 vám radi poskytneme. Neváhajte sa na nás obrátiť prostredníctvom konaktného formulára na stránke O nás.

Viac podobných príspevkov:

Odporúčané články

Napíšte hľadaný výraz a stlačte ENTER

bctreasure il